Añade calidad a tu gestión: los KPIs

Siempre pongo el mismo ejemplo: un indicador es a un plan de acción, lo mismo que una balanza lo es a una dieta alimentaria.

No por mucho pesarse, uno engorda o adelgaza (esto creo que es una verdad universal), y a la inversa, si uno no lleva un seguimiento de su dieta, o bien no sabe de su eficacia, o bien el indicador pasa a ser otro, por ejemplo, "la falda no me entra", "el botón de la cintura no abrocha" o "¿este bañador ha encogido de un año a otro, ¿no?".

Los KPIs (Key Performance Indicators) son uno de los elementos objetivos que aportan calidad a la gestión.

Sea cual sea el ámbito al que apliques la medición ( a tus finanzas, a tu peso, al plan de mejora que has emprendido en tu departamento, al número de visitas de tu blog, ....), los indicadores tienen una doble finalidad: por un lado, te dan la señal de si tus acciones dan, o no, los resultados que deseas y, por otro lado, la medición te indica si ha de desarrollar e implantar nuevas acciones (o corregir las que tienes en marcha).

Por ello, a la hora de decidir tus indicadores:

1.- Define para qué quieres medir. La medición siempre tiene que ir enlazada con un objetivo. Incluso si el objetivo es "simplemente" conocer la línea base (e.g.: tu peso actual) eso dará sentido al esfuerzo que vas a realizar.

2.- Si mides, lo más habitual es que tengas un plan de acción asociado. Si no vas a hacer nada ¿para qué mides?. Quizá la excepción se da cuando tras un plan de acción, "simplemente" deseas ver que la mejora que con tanto esfuerzo lograste, se mantiene en el tiempo.

3.- El indicador, bien definido: qué mides, cómo (si hay alguna fórmula matemática de por medio, que sea muy clara), la fuente de donde se extraen los datos, la frecuencia de emisión del indicador (cada cuanto lo vas a actualizar) y quien es el responsable de emitir el indicador deben de quedar muy claros. Evitarás las típicas reuniones con discusiones sin fin sobre "lo que a me da no es lo mismo que lo que te da a ti".

Aún mejor si el indicador se obtiene de un sistema automáticamente, donde nadie tiene que manipular dato alguno.

4.- Los indicadores varían en función de tus necesidades. Hoy el objetivo puede ser uno (e.g.: ver el número de entregas retrasadas), y una vez que se has conseguido el objetivo, el indicador pierde su valor, por lo que la medición cambia en función del objetivo (e.g.: satisfacción del cliente con el servicio de entregas).

5.- Ten en cuenta que medir tiene un coste. Haz que no sea más caro "el collar que el galgo".

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