Cuando preparas alguno de estos documentos, siempre estás buscando que algo se haga de una determinada manera. Eso, por obvio que parezca, implica que algo se tiene que dejar de hacer de la manera en la que se está haciendo, o incluso, hacer algo que hasta ahora no se había hecho.
Sea cual sea el caso, pedimos a personas salgan de su zona de confort, que abandonen sus anteriores maneras de actuar, y que abracen unas nuevas formas. Salir de la zona de confort implica que algo "tira de ti" (un beneficio esperado), lo cual ha de ser más fuerte que la seguridad que sientes con el statu quo actual. Salir de la zona de confort implica riesgo, y esfuerzo.
Y aquí es donde me doy cuenta de lo que nunca he visto en un documento de un sistema de gestión. Lo que, probablemente, sea la esencia del mismo: el porqué se ha de hacer.
Parece obvio, pero no lo es.
- El hacer algo por orden de la dirección, no garantiza ni la más mínima adhesión al cumplimiento de esa nueva manera de proceder. No se trata de imponer, sino de influenciar.
- El tener los porqués claros, hace que sea sencillo transmitirlos dentro del proceso general de comunicación de cualquier cambio. Allana el camino ante la (segura) resistencia al cambio.
- Pero sobre todo, el plantearse el porqué nos fuerza a pensar si realmente se necesita ese proceso, procedimiento, manual, .... o podemos vivir con lo que ya tenemos.
Así que, antes de ponerte a crear cualquier procedimiento, instrucción, proceso, ...
1.- Pregúntate si el porqué del mismo. La respuesta debería de ser una frase, sencilla, que puedas escribir en una servilleta.
2.- Pregúntate si con lo que ya tienes cubres lo anterior. Siempre hay cosas que mejorar y en lo que estás pensando, quizá no es prioritario.
3.- Pregúntate cual es el coste de lanzar ese nuevo procedimiento, frente al coste de no hacer nada. Así de simple. Hay veces que es mejor dejar las cosas como están.
4.- Si finalmente decides lanzarte, expón tu porqué y ponlo a pueba en el mundo real. Deja que el feedback de los futuros usuarios acaben de modelar tu decisión.
5.- Y sí, el proceso es más lento que hacer que hacer algo, ponerlo en marcha y ver qué pasa. Por suerte o por desgracia, si estás iniciando un cambio, necesitarás el apoyo de otros, por lo que puedes encontrarte con que una buena idea queda "masacrada" por los egos de los que se sienten ofendidos por no consultarles previamente.
Y la llamada a la acción: ¿Qué opinas?¿Te habías planteado así este tema? ¿Te ha parecido interesante? ¿Qué vas a hacer en tu próximo proceso/documento para explicar tus porqués?
Tu feedback me importa. Muchas gracias !!!
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